Понякога доброволно или по задължение човек поема отговорности за проекти, върху които няма достатъчно контрол. Нито е поставил целите, нито е в позиция да вменява задължения на участниците. В такива ситуации най-доброто, което може да се направи, е структуриране на комуникацията. Ето някои наблюдения по въпроса.
- Ако идеята е достатъчно силна, нейното ясно артикулиране ще въвлече хората и поне някои от тях ще намерят достатъчно основания да се включат. Започнете общуването с идеята. Идеята не е представа, не са образи в главата ви. Идеята е замисъл – целта, процесите, резултатите, следствията, основанията, хората, които са въвлечени. В идеята има едновременно конструкции, емоции, ценности и разум.
- Трябва да се показва. Това е целта, това са наличните средства, това са условията, в които се работи, това са стъпките, през които трябва да се мине. Тези неща могат да се изменят, удържайте тази възможност отворена.
- Не трябва да се поставят изисквания за предварително развитие на инструментите или условията, ако не е наложително. Сигурно бихте искали да имате перфектния служител с някаква специфична експертиза за този проект. Или перфектния набор от функционалности в системата за управление на задачи, който не е наличен в нито една от тези, които познавате и имате под ръка. Трябва да се действа гъвкаво и да се откриват нови възможности – винаги има начини за работа и действие, за които не сте се сещали досега.
- Добре е целта да се припомня често – сблъсъкът на различни перспективи създава опасност от разфокусиране.
- Мярата на общуването се определя от хората, но и от продукта (проекта, процеса, желания резултат). Не занимавайте всички с неща, които не са значими за всички. Преценявайте значимостта на общото предметно, според формалното отношение на хората към отделните обекти или процеси. Значението е в предметите. Не преценявайте значимостта на общото според това, което знаете за отделните участници – то никога не е достатъчно.
- Това има и обратна страна – когато общувате индивидуално, винаги е добре да имате предвид индивидуалността, това, което знаете за отделния човек. Научете още. Помогнете в съотнасянето на тази индивидуалност с общия проект.
- Припомняйте общоизвестни истини, които имат отношение към дадена ситуация. Това трябва да се прави внимателно и изисква обяснителност, която понякога може изглежда прекалена. Но е необходимо, за да бъде контекста устойчив. Някой трябва да обговаря очевидностите, най-често това е именно продуктовия мениджър.
Накратко, ако не е ясно кой, трябва да се погрижите за какво-то и общуването, което да го направи смислено.