Тук смятам да споделя личен и съвсем практически опит от използването на приложения на Гугъл в офиса ни. По аналогия, той би могъл да интересува най-вече малки организации, които имат нужда от всички нормални инструменти в областта на информационните технологии, но не са склонни да инвестират значителни ресурси в лицензи за продукти на Майкрософт.
Няма да разказвам за неща като хостинг, виртуални сървъри и т.н., които зависят от спецификата на дейността на съответната организация, а за стандартните офисни дейности и процеси, които малко или много си приличат навсякъде.
И така, какво може и какво не може да се прави с уебприложенията, които предоставя Гугъл?
Имейл приложението на Гугъл е достатъчно познато като интерфейс и с чудесен набор от възможности, така че по отношение на него едва ли би имало изненади и няма да влизам в подробности за начина на употреба. За да работи коректно, трябва регистрация в Гугъл Апс и след това промяна на MX записа при хоста на съответния домейн. Това е единствената по-специфична настройка. Обикновено е достатъчно да се свържете с хостинг доставчика ви.
Всъщност част от партньорските ни организации ползват „фирмени“ адреси в Джимейл и Абв.бг, но да кажем „Не бива“ и да не задълбаваме.
След като такъв запис е наличен, създаването и администрирането на потребители става тривиална задача и не изисква особени технически познания. Разбира се, Гугъл позволява достъпване на пощата и през външни клиенти. В работна среда комуникацията чрез имейли е често доста интензивна и от това може да има смисъл. Лично за себе си, обаче, предпочитам Гугъл Хром във варианта му, в който се държи като отделно приложение. За целта си имам съответните икони на декстопа, които стартират сайта на съответната услуга в прозорец без браузърските контроли.
Досаден момент е, че при тяхното създаване под Убунту за икона се взима уебиконата, зададена от съответната страница, която разгъната до стандартния размер върху работната площ изглежда доста омазано. Наложи ми се да я заменя на ръка. Но това е въпрос на индивидуални предпочитания, пък и не може да очакваме от всеки офис да работи под Убунту. За работещите под Уиндоус процеса по създаване на десктоп препратки може да се направи и със специална програма, достъпна от административния панел на домейна в Гугъл Апс.
Вътре в пощата е интегриран и Гугъл Задачи. Не намирах полза от този уиджет, преди да започна да го използвам в работен контекст. На пръв поглед е доста семпъл. Но на втори има точно тези хитри детайлни функционалности, които са най-смислени. Отделни списъци от задачи. Възможност списък да се праща като имейл съобщение. Възможност дадено съобщение да се превръща автоматично в задача. Дати и бележки, ако са нужни. Лесно отмятане, принтиране, пренареждане. Нивото, от което човек организира своите собствени задачи, е улучено добре. За по-сложни процеси като управление на проекти, разбира се, си имаме специална платформа.
Гугъл Докс е приложението, което предполага най-сериозна разлика спрямо своите десктоп аналози. Лично за мен разликата е с положителен знак, но оценката може да зависи от конкретния контекст и сценарий. Ето някои детайли, които помагат.
Възможностите за организация на документите, които предлага интерфейса на Гугъл Докс, са много по-добри и гъвкави. Документите могат да бъдат в няколко папки едновременно. Търсенето е лесно, удобно и ефективно. В Гугъл Докс могат да бъдат качвани всякакви файлове във всякакви формати, дори и такива, които не могат да бъдат отваряни и редактирани чрез приложението. Отделните документи, както и цели папки с тяхното съдържание, могат да бъдат споделяни с други потребители.
Последното значително променя начина, по който тече обмяната на файлове в организацията. Да вземем стандартен сценарий. Служител иска отпуска. За целта трябва да напише молба, която да бъде одобрена от едно или повече нива над него, да бъде издаде заповед, с която отпуската се разрешава и евентуално това да отиде в някакъв общ регистър и да бъде достъпно за последващи справки. Ако всичко това става онлайн, отпадат всякакви притеснения относно детайли като използването на правилния шаблон, изготвянето и достъпването на архива без условностите на това къде се намира и т.н.
Възможностите за форматиране на документите са достатъчно развити. Поддържат се различни нива на заглавки, хедъри и футъри, бележки под линия, вмъкване на коментари, таблици, автоматично генериране на съдържание. Сериозен бонус е вградения инструмент за рисуване на схеми и диаграми, който ползваме активно при писане на спецификации и процесна документация. За повечето стандартни документи има шаблони, достъпни за онези, които ги ползват.
Допълнително към отметките на браузъра си съм добавил линк, с който мога директно да отворя нов документ, без да минавам през основния интерфейс на Гугъл Докс.
Гугъл Сайтс представлява чудесен инструмент за поддържане на интранет сайтове за вътрешни процедури, инструкции, документация и друга работна информация, която може да се използва и обновява от всеки в организацията.
Гугъл Календар върши това, което се предполага. Има добра интеграция с имейл услугата и може да праща напомняния по имейл или чрез текстово съобщение до мобилен телефон. Отскоро поддържа и преглед на заетостта на хората, които каните за дадено събитие, както и на заетостта на мястото, на което искате да проведете срещата.
Малко учудващо се оказа, че за нас много полезен инструмент е Гугъл Уейв. Различните теми в една организация подлежат на различен вид дискутиране. Някои неща е добре да бъдат обговорени на живо, по други е добре да има предварителен документ и човек, който отговаря за неговото обновяване и поддържане. Но винаги е имало ситуации, в които съм смятал, че нещо като вътрешен форум би свършил добра работа. Гугъл Уейв предоставя възможност точно за такъв вид дискусии – не много формални, разтеглени във времето и позволяващи всеки да се включи свободно с идеи, предложения и информация. Неудобството за сега е, че не е интегриран в Гугъл Апс и предполага ползването на отделни акаунти.
По моя преценка спестения ресурс от лицензи и време за администриране е значително. Адаптирането на потребителите може да е предизвикателство, най-вече по отношение на офис приложенията. Но усилията по обучението им се отплаща многократно.
