Гугъл приложения за офиса

Тук смятам да споделя личен и съвсем практически опит от използването на приложения на Гугъл в офиса ни. По аналогия, той би могъл да интересува най-вече малки организации, които имат нужда от всички нормални инструменти в областта на информационните технологии, но не са склонни да инвестират значителни ресурси в лицензи за продукти на Майкрософт.

Гугъл срещу Майкрософт

Няма да разказвам за неща като хостинг, виртуални сървъри и т.н., които зависят от спецификата на дейността на съответната организация, а за стандартните офисни дейности и процеси, които малко или много си приличат навсякъде.

И така, какво може и какво не може да се прави с уебприложенията, които предоставя Гугъл?

Имейл приложението на Гугъл е достатъчно познато като интерфейс и с чудесен набор от възможности, така че по отношение на него едва ли би имало изненади и няма да влизам в подробности за начина на употреба. За да работи коректно, трябва регистрация в Гугъл Апс и след това промяна на MX записа при хоста на съответния домейн. Това е единствената по-специфична настройка. Обикновено е достатъчно да се свържете с хостинг доставчика ви.

Всъщност част от партньорските ни организации ползват „фирмени“ адреси в Джимейл и Абв.бг, но да кажем „Не бива“ и да не задълбаваме.

Иконки за Поща и Документи на десктопа.След като такъв запис е наличен, създаването и администрирането на потребители става тривиална задача и не изисква особени технически познания. Разбира се, Гугъл позволява достъпване на пощата и през външни клиенти. В работна среда комуникацията чрез имейли е често доста интензивна и от това може да има смисъл. Лично за себе си, обаче, предпочитам Гугъл Хром във варианта му, в който се държи като отделно приложение. За целта си имам съответните икони на декстопа, които стартират сайта на съответната услуга в прозорец без браузърските контроли.

Досаден момент е, че при тяхното създаване под Убунту за икона се взима уебиконата, зададена от съответната страница, която разгъната до стандартния размер върху работната площ изглежда доста омазано. Наложи ми се да я заменя на ръка. Но това е въпрос на индивидуални предпочитания, пък и не може да очакваме от всеки офис да работи под Убунту. За работещите под Уиндоус процеса по създаване на десктоп препратки може да се направи и със специална програма, достъпна от административния панел на домейна в Гугъл Апс.

Линк към Гугъл Задачи в менюто на ДжимейлВътре в пощата е интегриран и Гугъл Задачи. Не намирах полза от този уиджет, преди да започна да го използвам в работен контекст. На пръв поглед е доста семпъл. Но на втори има точно тези хитри детайлни функционалности, които са най-смислени. Отделни списъци от задачи. Възможност списък да се праща като имейл съобщение. Възможност дадено съобщение да се превръща автоматично в задача. Дати и бележки, ако са нужни. Лесно отмятане, принтиране, пренареждане. Нивото, от което човек организира своите собствени задачи, е улучено добре. За по-сложни процеси като управление на проекти, разбира се, си имаме специална платформа.

Менюто на Гугъл ДоксГугъл Докс е приложението, което предполага най-сериозна разлика спрямо своите десктоп аналози. Лично за мен разликата е с положителен знак, но оценката може да зависи от конкретния контекст и сценарий. Ето някои детайли, които помагат.

Възможностите за организация на документите, които предлага интерфейса на Гугъл Докс, са много по-добри и гъвкави. Документите могат да бъдат в няколко папки едновременно. Търсенето е лесно, удобно и ефективно. В Гугъл Докс могат да бъдат качвани всякакви файлове във всякакви формати, дори и такива, които не могат да бъдат отваряни и редактирани чрез приложението. Отделните документи, както и цели папки с тяхното съдържание, могат да бъдат споделяни с други потребители.

Последното значително променя начина, по който тече обмяната на файлове в организацията. Да вземем стандартен сценарий. Служител иска отпуска. За целта трябва да напише молба, която да бъде одобрена от едно или повече нива над него, да бъде издаде заповед, с която отпуската се разрешава и евентуално това да отиде в някакъв общ регистър и да бъде достъпно за последващи справки. Ако всичко това става онлайн, отпадат всякакви притеснения относно детайли като използването на правилния шаблон, изготвянето и достъпването на архива без условностите на това къде се намира и т.н.

Възможностите за форматиране на документите са достатъчно развити. Поддържат се различни нива на заглавки, хедъри и футъри, бележки под линия, вмъкване на коментари, таблици, автоматично генериране на съдържание. Сериозен бонус е вградения инструмент за рисуване на схеми и диаграми, който ползваме активно при писане на спецификации и процесна документация. За повечето стандартни документи има шаблони, достъпни за онези, които ги ползват.

Директно създаване на нов документДопълнително към отметките на браузъра си съм добавил линк, с който мога директно да отворя нов документ, без да минавам през основния интерфейс на Гугъл Докс.

Гугъл Сайтс представлява чудесен инструмент за поддържане на интранет сайтове за вътрешни процедури, инструкции, документация и друга работна информация, която може да се използва и обновява от всеки в организацията.

Гугъл Календар върши това, което се предполага. Има добра интеграция с имейл услугата и може да праща напомняния по имейл или чрез текстово съобщение до мобилен телефон. Отскоро поддържа и преглед на заетостта на хората, които каните за дадено събитие, както и на заетостта на мястото, на което искате да проведете срещата.

Малко учудващо се оказа, че за нас много полезен инструмент е Гугъл Уейв. Различните теми в една организация подлежат на различен вид дискутиране. Някои неща е добре да бъдат обговорени на живо, по други е добре да има предварителен документ и човек, който отговаря за неговото обновяване и поддържане. Но винаги е имало ситуации, в които съм смятал, че нещо като вътрешен форум би свършил добра работа. Гугъл Уейв предоставя възможност точно за такъв вид дискусии – не много формални, разтеглени във времето и позволяващи всеки да се включи свободно с идеи, предложения и информация. Неудобството за сега е, че не е интегриран в Гугъл Апс и предполага ползването на отделни акаунти.

По моя преценка спестения ресурс от лицензи и време за администриране е значително. Адаптирането на потребителите може да е предизвикателство, най-вече по отношение на офис приложенията. Но усилията по обучението им се отплаща многократно.

Възможни следствия от Хром ОС

Преди няколко дена Гугъл представиха резултатите, до които са стигнали в развитието на Хром ОС, и обявиха отварянето на кода му.

Концепцията е интригуваща и, както си личи от някои въпроси в дискусията към края на това доста дълго видео, все още не много разбираема, дори за журналистите и блогърите, отразяващи събитието. Фактологията може да се намери навсякъде, няма да се спирам на нея. Но мисля, че дългосрочните последствия от евентуалния успех на проекта са значими.

Производство на софтуер

Софтуерът като услуга, предлагана през уеб, е отдавнашна тема. За някои сценарии на употреба, като например ползването на уеб поща, този модел вече е успешно наложен. Но тази операционна система може да промени констелацията сериозно и да пренасочи значителен производствен ресурс към него. С всички следствия от това за сигурността на данните, експертизата, която програмистите трябва да притежават, потребителските очаквания и отношенията между потребители и производители на програми.

Разпространение и обновяване на софтуер

Начинът, по който потребителите ще откриват нужните им приложения, ще започнат да ги ползват и ще получават обновявания от производителите, ще се промени радикално.

Линукс и драйвъри

Все още значителна част от производителите на периферни устройства не считат за нужно да предоставят драйвъри за Линукс. Независимо от цялата специфика, Хром ОС е базиран на ядрото на Линукс и натискът това да се промени ще се засили.

Браузъри и уеб стандарти

Със сигурност развитието на този пазар през последните години неутрализира ролята на Майкрософт на постоянен узурпатор на стандартите. Хром ОС се очертава да засили този ефект и да ускори разпространението на употребата на новите възможности, предвидени в HTML 5.

Цитиране на текстове обществено достояние от Гугъл Книги

Една от добрите характеристики на Гугъл Книги е, че съдържа значително количество дигитализирани книги, които са обществено достояние. Ако попаднете на такъв текст и искате да го покажете в оригиналния му вид, в навигационното поле ще се появи бутон за създаване на изрезка, която после можете да публикувате на вашия сайт. Ето един пример: Text not available
Recueil de lois et règlemens concernant l’instruction publique depuis l’édit de Henri iv en 1598, jusqu’à ce jour. Publié par ordre du … Grand-Maître de l’Université de France

А ето и една непредвидена употреба:

195

е броят на държавите в света.

Триизмерна София в Гугъл Земя

Слоят за триизмерни сгради в Google Earth вече представя няколко модела и върху картата на София. Аз лично засичам този факт днес. По принцип в склада за триизмерни модели има немалко сгради от София, но за първи път някои от тях се виждат „на живо“. Това по всяка вероятност е резултат от скорошното обновяване, за което Гугъл твърдят, че е много по-голямо от досегашните и включва предимно модели, произведени от потребителите.

Триизмерни сгради от София в Google Earth
Триизмерни сгради от София в Google Earth

Конкретно на тази снимка се виждат НДК и хотелите Хилтън, Хемус и Кемпински-Зографски. Други сгради, които могат да се видят, са катедралата „Св. Александър Невски“, паметника на Съветската армия, няколко блока в квартал Сердика, новопостроена жилищна сграда в Изток, Скай Сити в Гео Милев.

Векторна графика в облаците

Документи, таблици, презентации. Но какво са те в съвременния корпоративен свят, ако не можете да вмъкнете в тях кутийки и други формички, както и стрелки и чертички?

Гугъл поправиха тази несправедливост за онези от нас, които смятат, че да ползваш Визио от Майкрософт е неправилно, а ОупънОфис Дроу – прекалено усложняващо процеса. Гугъл Докс вече ви дава възможност да чертаете и рисувате. Предимно да чертаете, но нима това не е всъщност по-важно?

Модулът е достъпен за всички видове документи. Отваря се в специален прозорец, който закрива активния документ и изглежда така:

Векторна графика от Гугъл

Ако работите с добър браузър, технологията зад тази функционалност ще е SVG. Ако сте с Интернет Експлорър – VML. А кутийките на картинката горе са криви нарочно. Фийчър, един вид, не бъг.

Разликата между социалната мрежа и Фейсбук

Какви действия извършваме, за да се социализираме? Най-общо казано, трябва да заявим присъствие, да общуваме и през това общуване да постигаме резултати и развитие, да осъществим промяна в себе си, в другите, в условията.

Тези неща имат различни модуси и контексти, които определят различните социални мрежи, в които сме вкючени. Социалната мрежа не е инфраструтура или статична конструкция. Социалната мрежа е динамична съвместност на субекти, които развиват себе си и света.

Има, разбира се, някои условия и отношения, които са по-устойчиви от други. Раждаме се в семейство. Имаме род, съседи, град, държава, език, включваме се в професионални и идейни общности. Нито една от тези общности не сме избирали „на чисто“. Няма момент, в който да не съм ангажиран изобщо с даден идентификационен модус и след това изведнъж да съм се включил в него без това да е вече обусловено от някакво общуване. Дори при най-рационалните и самостоятелни избори всъщност има вече извършени действия, които са ме развълнували или засегнали, вече открити перспективи, които са импонирали на моите ценности и цели. И заедно с това, моето включване или другите действия, които съм предприел, са променили тези общности и идентичности.

Да пренесем това в интернет. Идентичността в интернет играе все по-силна роля. И това не е просто мода, някакво временно явление. Това е напълно съгласувано с духа на времето, утвърждаването на демократичността и свободата. Просто технологиите ускоряват и улесняват процеса. Все повече хора активно заявяват себе си (лични сайтове, блогове, снимки, видео, всичко, което „показва“ хората). Същото се случва с общностите (форуми, отново блогове, Уикипедия, всеки общностен сайт, всяка услуга позволяваща публикуване на потребителско съдържание, всяко заявяване на привързаност и подкрепа). И тези неща, разбира се, са в постоянна синергия помежду си и с целия останал поток от информация, дейности и процеси.

В този момент се появява Фейсбук, който ви предлага инстументи да изградите идентичност и да се включите в общности. Разликата е, че процесът е станал още по-консистентен, нещата са се ускорили още повече, няма нужда да се грижите за абстракциите. Фейсбук е инфраструктура. Има готови устойчиви идентификации (мрежи) – държава или град, компания, университет. Има не чак толкова устойчиви, наричани групи. Има други, хибридни варианти. Имате контакти. Извършвате дейности и произвеждате резултати, които разпределяте в тази инфраструктура.

Въпросът е – защо това е отделен сайт, една конкретна услуга? Несъмнено, така е по-лесно да се демонстрира и осмисли структурата на социалността. Но създава и сериозни ограничения. Нито личностите, нито общностите могат в достатъчна степен да контролират условията, в които са поставени. Фейсбук може да твърдят, че ви дават контрол, дори може и да го искат. Но той никога няма да е достатъчен. Защото онова, което трябва да се контролира, е реалността, а тя е създадена централизирано и е по същество субективна, не достатъчно универсална.

Има начини да се излезе от това – например Фейсбук Кънект, който позволява да си използвате идентичността във външни сайтове. Но това не променя начина, по който я изграждате. Нито общото усещане, че Фейсбук е просто една затворена самодостатъчна територия, която е нещо паралелно. Затова там, например, игровостта е толкова акцентирана – Фейсбук не е основното. Да не говорим за специфичния маркъп за приложенията, които съответно много трудно могат да излезнат „навън“.

Преди време се случи да разговарям с една организация, която искаше да вкара „социална“ функционалност в някои от доста популярните си сайтове. Стана дума и за Френд Кънект на Гугъл и тогава споменах, че това засега не е достатъчно сериозно и не дава много функционалности. Все още смятам така.

Но да помислим в перспектива. Съчетанието между Френд Кънект и ОупънСошъл дава много по-различно отношение между идентичност, общности и условия. От една страна е идентичността. Най-общо, това е профилът в Гугъл, който обаче може да се подмени с много други начини на изграждане и дефиниране на идентичност. От друга са общностите – всички сайтове, които се включват. Условията се дефинират от ОупънСошъл и програмните му интерфейси – платформа с отворени спецификации, за която се грижи общност от разработчици, координирана от фондация.

Обратно, Фейсбук събира и затваря всичко това в себе си, като унифицира много повече неща, отколкото е нужно. И е неизбежно да се появяват драми като онази за собствеността върху информацията, която потребителите публикуват. Защото Фейсбук, всъщност, не е социална мрежа. Не ви позволява да контролирате и развивате в достатъчна степен инструменталността си. С всички следствия от това върху идентичностите, общностите и начините, по които едните развиват другите.

Гугъл и вашето поведение

Наскоро чиновниците от МОН решиха, че трябва да се пишат оценки за поведението на учениците. Какво общо имат Гугъл с това? Те знаят доста за вашето поведение. И от вчера използват това знание за по-добро таргетиране на рекламите, които виждате. Накратко, приписват ви категории от интереси според сайтовете, които посещавате, и ви показват повече реклами, свързани с тях. Или казват на рекламодателите, че вече сте били на техния сайт.

Идентификацията всъщност е сведена до браузъра, който ползвате. Твърдението е, че Гугъл не използва лични данни в строгия смисъл на думата. Извън таргетирането остават и неща като историята на търсенията, които сте правили, или активността ви в други продукти на компанията като безплатната електронна поща и агрегатора на емисии.

Разбира се, това не са достатъчни основания защитниците на поверителността в мрежата да подминат промяната, поради което Гугъл допълнително се заеха да обясняват подробности и основания в блога си за публична политика. Аргументите, в общи линии, се свеждат до това, че логиката на таргетирането е прозрачна, потребителите могат сами да избират категориите, които ги интересуват, или пък напълно да се откажат от подобна функционалност чрез специалната страница за управление на предпочитанията за рекламите. Разработена е дори приставка за Файърфокс, която запазва този избор при изчистване на кукитата от браузъра.

Интересна е и другата перспектива – може ли така нареченото поведенческо прицелване на реклами всъщност да повиши качеството им? Очакванията на бизнес анализаторите са положителни, но истината е, че дългосрочно концепцията може да създава и ограничения, които да доведат до пропуснати възможности. Подобно таргетиране разчита на създаването на каузална връзка между минало и бъдеще, както и между привидното и същностното. Ако сте се интересували от самолети преди време, дали е защото пътувате много или защото сте учили авиационно инженерство? Дали този интерес все още се е запазил? Разбира се, тук са важни детайлите и конкретните алгоритми, но със сигурност е лесно да се стигне до подвеждащи заключения от частичната фактология, която знаем за човешките действия. Май го казвам често и по много поводи, но хората се променят постоянно, освен това е трудно да се схване и осмисли поведението им чрез алгоритми.

Гугъл ще опитат. Всъщност, тази промяна в някакъв смисъл е дори реактивна. Рекламирането в интернет все повече се движи в подобна посока и натискът да се използват демографски, поведенчески и всякакви други данни за потребителите е голям. Линиите за защита са две: Дали знаем и контролираме какви данни и по какъв начин се използват? И можем ли въобще да откажем търговска комуникация? Предстои още дълъг път до повишаването на публичната информираност и чувствителност, както и до установяването на ефективни регулаторни механизми в тази област. И двата проблема са поставени в нова среда, различен тип обществени отношения и променени властови механизми. Дори и контекстът тепърва предстои да се доизгражда.

Коментари по споделеното в Гугъл Рийдър

Споделяте ли неща в Гугъл Рийдър? Ако го правите, вече можете да очаквате реакции от приятелите ви, които ги четат. Функционалността беше току-що обявена в официалния блог на Гугъл.

Коментари в Гугъл Рийдър

В края на всяка споделена публикация има линк, чрез който може да се отвори формата за коментиране. Коментарите са видими за човека, който първоначално е споделил публикацията и неговите приятели. Ако повече от един от вашите контакти са споделили една и съща публикация, имате отделни формуляри за реакция към всеки по отделно. Има и специална страница, в която се виждат всички споделени и коментирани тесктове.

Списък със задачи от Гугъл

Ако ползвате Гмейл или персонализираната начална страница на Гугъл, може би сте забелязали двата публични варианта на уиджета за списък със задачи. В Гмейл услугата трябва да се активира от така наречената лаборатория, а в iGoogle трябва да потърсите и добавите „притурката“ от директорията.

Приложението за задачи има самостоятелна версия за Айфон, Андроид и други мобилни устройства. Оказва се, обаче, че самостоятелна версия може да се ползва и през компютър на адрес http://www.google.com/tdlist.

Гугъл Задачи

Единственият поддържан език е английски. Услугата е озаглавена Google Tasks. Този интерфейс и другите, изброени по-горе, работят с общ бакенд и нямат нужда от допълнителна синхронизация помежду си. Изглежда това е един от първите прототипи, от който в последствие са произведени различните вариации, интегрирани по другите продукти. Секцията с често задава въпроси, която иначе е доста кратка, започва със следното уточнение:

Last updated: May 13, 2008

CONFIDENTIAL: This document is confidential. It contains sensitive information and is protected by the terms of your Trusted Tester NDA.

Доверените тестъри са обикновено близки или приятели на служители на Гугъл, които под клаузите на специално споразумение за конфиденциалност тестват услуги, преди те да станат публични.

Ново (22:45): В момента http://www.google.com/tdlist връща грешка 502, която стандартно означава, че сървърът е претоварен и не може да обработи всички заявки към него. Не е ясно дали това е наистина временно или Гугъл ще свалят този очевидно тестови сайт. От друга страна, самият уиджет, така, както изглежда и работи в Гмейл, е също директно достъпен като самостоятелна услуга на http://mail.google.com/tasks/ig. Интерфейсът, обаче, не е предвиден за такава употреба и е леко неудобен.

Провал в отношенията с Гугъл

Това е кратка поучителна история за отношенията на българското правителство с Гугъл.

Адрес

Отдавна съм открил неприятния факт, че ако заредя направо http://government.bg и баузърът ми не приложи автоматики, не получавам нищо. Трябва изрично да отида на http://www.government.bg. Същото май е положението с всички други сайтове на централната администрация. Но да речем, че това е проблем само за мен като потребител. Ако няма много погрешни връзки от външни страници, търсещите машини ще се ориентират.

Инструкциите в robots.txt

Това е стандартен файл, който, сложен в основната директория на даден домейн, съдържа инструкции към търсачките какво от съответния сайт да индексират и какво – не. Съдържанието на този файл на сайта на българското правителство е:

User-Agent:*
Disallow:/

Преведено, това означава: „Ако сте търсеща машина, моля напуснете този сайт и не индексирайте неговото съдържание“.

Следствия за достъпа на гражданите

Накратко и опростено, този файл от 26 байта прави всичко, публикувано на правителствения сайт, недостъпно за търсения, които идват отвън. 

Всяко търсене, за което единствения резултат би бил от българското правителство, няма да върне резултати. Всяко търсене, за което най-релевантия документ би бил такъв от българското правителство, ще ви прати към други, евентуално не толкова подходящи източници.

Изкривеният образ

Резултати, сочещи към сайта, все пак има. Пример е търсенето за думата правителство. Те обаче, се определят най-общо от външните линкове към този адрес, защото в индекса на Гугъл няма нито един документ от правителствения домейн. Така централният орган на изпълнителната власт в България се появява в публичността на интернет според думите, с които го определят другите. Пълен провал* в отношенията с Гугъл.

––

* За битието на английския превод на тази дума в Гугъл, вижте тази публикация в публичния им блог, която идва тъкмо навреме.